新型コロナウイルス感染症拡大に伴うテレワークの導入増加や政府の「脱ハンコ宣言」によって、高い注目を集めている電子契約システム。現在導入を検討している企業も多いことでしょう。
そこで当記事では、おすすめの電子契約システムや導入時に気をつけるべき点を徹底解説します。
そもそも電子契約システムとは？
まず電子契約システムそのものについてご説明しましょう。
電子契約システムとは、電子署名やタイムスタンプを付与した電子データをインターネット上で交換し、書面と同等の証拠を持つ書類として契約を締結するシステムのことを指します。
2000年以降に「電子署名法」や「電子帳簿保存法」など電子契約に関する法律が施行されて以来、日本では徐々に導入が進んでいます。
実際にJIPDEC（一般財団法人・日本情報経済社会推進協会）が2020年に発表した「企業IT利活用動向調査2020」によると、電子契約システムを既に導入している企業は43.3%、導入を検討している企業は23.3%。実に70%以上の企業が電子契約システムを導入または検討していることがわかっているのです。
またこの調査は新型コロナウイルス感染症が拡大する前に行われた調査のため、今後さらに多くの企業が電子契約システムを導入することが考えられます。
電子契約システムのメリットとは
上記にて電子契約システムそのものについての説明や企業の導入状況について解説いたしました。
次に電子契約システムのメリットについて解説いたします。
メリット①：コストが削減される
まずご紹介するメリットは「コストの削減」です。
書面契約では印刷費や郵送費、書類の保管費、書類作成にかかる人件費などが発生します。
一件あたりにかかる費用は数百円〜数千円程度ですが、年間総額は数十万円程度に達していることもままあります。
対して電子契約はインターネット上で契約を締結するため、印刷費や郵送費、書類の保管費などのコストをゼロにすることができます。
加えて契約する手順はインターネット上にファイルをアップロードするだけなので、人件費も大きく削減することが可能です。
メリット②：業務効率が改善される
次にご紹介するメリットは「業務効率の改善」です。
書面契約では契約書の原本を印刷、押印、郵送し、取引相手からの書類の返送を待つなどの手順が必要となるため、契約の締結まで2〜3週間ほどかかります。
もし途中で契約書の不備が見つかれば、さらにそれ以上の期間を要してしまいます。
一方、電子契約では契約者同士が互いに確認できる環境にファイルをアップロードすれば、契約が締結します。そのため、契約締結までに必要な時間は2〜3分程度しかかかりません。
もし契約書に不備があっても、修正してファイルをアップロードすれば良いだけなので、ほとんど手間はかかりません。
メリット③：品質とセキュリティの強化
最後にご紹介するメリットは「品質とセキュリティの強化」です。契約書の紛失や劣化を防ぐために、契約締結後に契約書を適切な環境で保管することは非常に重要です。そして電子契約は契約書をサーバー上で保管するため、紛失や劣化などを防ぐことが可能です。またサーバーのセキュリティを強化すれば改ざんなどのリスクも抑えられるため、コンプライアンスの強化につながります。
電子契約システムのデメリットとは
上記にて電子契約システムのメリットをご紹介しましたが、デメリットはどのようなものがあげられるのでしょうか。
導入するにあたって気になる方も多いかと思いますので、以下にてご紹介します。
デメリット①：導入に時間がかかる場合もある
まずご紹介するデメリットは「導入に時間がかかる場合もあること」です。
電子契約システムのみならず、新たなシステムを導入する際はそれに慣れるまで時間がかかります。導入時の要件整理やマニュアル作成などには、どうしても時間がかかってしまうことでしょう。
また決定権を持つ代表取締役や幹部社員が電子契約に抵抗がある場合も、導入に時間がかかるケースの一つです。これは取引相手に電子契約に抵抗がある人がいた場合も同様です。
契約締結を行うためには取引相手の合意が必要不可欠であり、もし相手が電子契約に納得してもらえない場合は、従来と同様に書面契約を行わなければなりません。
デメリット②：電子化できない契約書もある
次にご紹介するデメリットは「電子化できない契約書もあること」です。
大抵の契約書はインターネット上で締結して問題ありませんが、中には書面契約が必要とされている契約書も存在します。以下にその例を記載します。
・定期借地契約
・定期建物賃貸借契約
・投資信託契約の約款
など
これらに関する契約書を作成する場合、電子契約書を用いることはできませんので注意が必要です。
電子契約システムの選定ポイントとは
電子契約システムを導入する上で、多くの企業が「どのシステム選べば良いか分からない」と悩むことでしょう。
電子契約システムは非常に多くの種類があるため、全く知識がないままでは自社に最適なものを選定するのはなかなか難しいです。
そこで電子契約システムの選定ポイントを以下にご紹介します。
セキュリティ対策は問題ないか
上記にて「電子契約書はセキュリティが強化される」とご紹介しましたが、それでも不正アクセスやデータ改ざんなどのリスクは避けられません。
これらのリスクを最小化するためにセキュリティ対策は問題ないかをしっかりと確認しておきましょう。
書面契約では「捺印」「収入印紙貼付」によって、契約書が本物であるかどうかを確認しますが、電子契約では以下が代替手段として用いられます。
・電子署名
・タイムスタンプ
電子契約システムを選定する際にはこれらが問題なく利用できるか確認するようにしましょう。また、暗号化送受信対応の有無なども、セキュリティ対策が十分に行われているかを確認するポイントとなります。
既存システムと連携できるか
既存システムと連携できるかということも非常に重要な選定ポイントです。
電子契約システムと一言で言っても、個人事業主向け・企業向けや、各業界向けなど非常にさまざまな種類が存在します。
そのため自社はもちろんのこと、取引相手の既存システムと連携できるかはしっかりと確認しておきましょう。
書面契約にも対応できるか
上述した通り、電子契約が進んでいる昨今においても中には書面契約にこだわる企業も存在します。
そのような企業が取引相手に存在することを前提に、書面契約にも対応できる機能の有無も電子契約システムの選定ポイントとすると良いでしょう。
書面契約に対応できる例としては「紙の契約書を取り込んでタグや属性検索ができる機能」「取り込んだ書面にタイムスタンプを付与する機能」などが挙げられます。
2020年最新版！おすすめの電子契約システム5選
上記にて電子契約システムを選定するおいて重要なポイントをご紹介しました。
しかしこれらのポイントを踏まえた上でも、なかなか絞りきれないということもあるでしょう。
そこで、以下におすすめの電子契約システム5選をご紹介します。
クラウドサイン
まず、ご紹介する電子契約システムは「クラウドサイン」です。
弁護士ドットコム株式会社が提供しており、国内シェアは実に80%に達しています。また導入実績は80,000社を超えており、非常に多くの企業がクラウドサインを用いて電子契約を行なっています。電子契約ならではスムーズな契約締結はもちろん、Salesforceやkintoneなどの外部サービスとの連携も可能で、使い勝手の良さが最大の魅力です。
個人事業主向けプランで月間5件までのフリートライアルプランがあり、まず電子契約システムを試してみたいという企業にもおすすめです。
クラウドサイン
Docusign
次にご紹介する電子契約システムは「Docusign」です。
DocuSign社が提供しており、アメリカを中心に海外で高いシェアを誇る電子契約システムです。AppleやFacebookなど名だたる企業が導入しており、導入実績は世界で500,000社にも上ります。スマートフォンやタブレットなどのデバイスでも利用することができ、どこからでも契約を結ぶことや契約状況の確認をすることが可能です。また署名する機能だけであれば無料で使用することができます。
Docusign
電子契約サービスAgree
次にご紹介する電子契約システムは「電子契約サービスAgree」です。
GMOクラウド株式会社が提供しており、大手企業や政府が利用しているグローバルサインと連携国することができる電子契約システムです。そのため契約に関する一連のプロセスをスムーズに行うことができます。検索機能が非常に充実しており、キーワード検索はもちろんのこと、契約情報や金額の範囲指定など細かい検索条件を設定することが可能です。加えてユーザー毎の閲覧制限などのセキュリティ対策も万全です。
電子契約サービスAgree
BtoBプラットフォーム契約書
次にご紹介する電子契約システムは「BtoBプラットフォーム契約書」です。
中小企業庁より認定された情報処理支援機関である株式会社インフォマートが提供している電子契約システムです。ブロックチェーン技術を用いているため、非常にセキュリティ対策が充実している
ことが最大の強みとして挙げられます。
また契約書に加えて見積書や請求書も一元管理できるのも強みの一つです。
BtoBプラットフォーム契約書
ホームズクラウド
最後にご紹介する電子契約システムは「ホームズクラウド」です。
株式会社Holmesが提供しており、分野によって異なった専門の弁護士が作成した300種類以上のテンプレートがある電子契約システムです。そのため、非常にスムーズに電子契約を進められる他、プロジェクト毎に契約を管理することも大きな特徴として挙げられます。複数の契約が必要なプロジェクトが発生した場合も、進捗管理を簡単に行うことが可能です。
ホームズクラウド
まとめ
以上、電子契約システムそのものの説明や導入のメリット・デメリット、おすすめの電子契約システムなどをご紹介いたしました。
昨今の社会情勢により電子契約システムはますます多くの企業で導入されることが予想されますが、単に情勢に流されて導入するのではなく、しっかりと自社にあったものを選定するようにしなければなりません。
しかしIT知識があまりない企業であれば、どのような電子契約システムが自社に合うか判断することは難しいでしょう。
そのような際には、「セキュリティ対策は問題ないか」「既存システムと連携できるか」「書面契約にも対応できるか」という当記事でご紹介した選定ポイントを基にして電子契約システムを選ぶようにされてください。