rakumoワークフローはGoogle が提供するクラウドサービスであるG Suiteの機能を強化する「rakumo for G Suite」のひとつです。ワークフローサービスを強化するために提供されています。
G Suiteも人気のクラウドサービスではありますが、rakumoワークフローを導入するとさらに利便性が高まります。今回はrakumoワークフローがどのようなサービスであるのかについてご説明します。
rakumoワークフローの概要
rakumoワークフローは単独で利用するワークフローサービスではなく、G Suite と連携するものです。組み合わせて利用することによって、G Suiteにワークフローの機能を追加できます。単独では機能が不足している部分を、rakumoワークフローを導入すれば補えるのです。
基本的には通常のワークフローシステムであり、必要な機能は一通り揃っています。加えて大きな特徴と言えるのは、G Suiteと連携できる部分です。これは他のワークフローシステムにはない特徴です。
すでにG Suiteを導入している場合、rakumoワークフローの利用で一気に利便性が高まります。導入していない場合でも、組み合わせての利用を検討すれば、高機能なワークフローシステムを手に入れられます。
rakumoワークフローの料金
rakumoワークフローの料金プランは以下のとおりです。
- 1ユーザあたり月額300円
料金プランは簡単なものであり、利用するユーザ数に応じて月額料金が変動します。公式サイトを確認しても人数による割引は設定されていません。ただ、複数のサービスを同時に契約することで割引される「パック」が用意されていますので、こちらを利用すると実質的にはrakumoワークフローも割引されます。
また、rakumoワークフローを利用するにはG Suiteの契約が必須です。そのため、今までにG Suiteの利用をしていない場合は、rakumoワークフローとは別にこちらの契約料金が発生します。発生する料金は契約するプランによって大きく異なりますので、事前に見積りを取っておくと良いでしょう。
rakumoワークフローのメリット
rakumoワークフローのメリットをご紹介します。
G Suiteと組み合わせて利用可能
rakumoワークフローはG Suiteと連携して利用できるワークフローツールです。最近、利用する企業が増えているG Suiteと連携させることで、クラウドでワークフローに必要な情報を一元管理できます。
G Suiteが使いにくいクラウドサービスというわけではありません。Googleが提供するサービスであり、ビジネスで活用する機能が様々提供されています。多くの機能があることで、導入企業が増えているとも言えるでしょう。
ただ、「ワークフローとして利用する」観点からすると、機能が不足しています。例えば「稟議書を作成し、上長が中身を確認しながら承認する」とのワークフローはG Suiteだけでは少々難しいものです。フローがありませんので、自分でメールアドレスなどを指定して稟議書を転送しなければなりません。
そのため、rakumoワークフローを利用してG Suiteにワークフローの機能を追加するのです。あくまでもrakumoワークフローは「G Suiteの追加機能」との立ち位置ですので、両方を組み合わせて使わなければなりません。
組み合わせて利用すれば、G Suiteだけでは対応できない業務もやりやすくなります。業務環境をさらに良くするためのワークフローツールなのです。
ワークフローにコメントを付与可能
rakumoワークフローはワークフローにコメントを付与できます。例えば以下のようなコメントです。
- 入力内容に誤りがあるため差し戻しする
- 営業部として推し進めたいため承認する
- 口頭でお伝えしていた件よろしくお願いいたします
このようにコメントが付与できますので、状況が把握しやすくなります。「なぜ差し戻しされたのか」「どのような依頼なのか」などが分かりやすくなるのです。
ワークフローにおいてコメントは必須の機能ではありません。「コメントがなくても承認のフローがあれば、ワークフローシステムの役割を果たせる」と考えるのは不思議ではありません。ただ、コメント機能があると、状況を把握しやすくなります。「ワークフローツールの中でコミュニケーションが完結する」と考えれば、メリットだと感じられるでしょう。
使いやすさを意識したUI
使いやすさを「徹底的に」重視して作られたUIがメリットです。rakumoワークフローの公式サイトにUIを重視している旨が記載されています。
どんなに業務の役に立つ機能があっても、利便性が悪ければ社内に浸透しません。「使いにくいシステム」イメージが染み付いてしまうと、なかなかそれを払拭できず使われないシステムとなります。
しかし、rakumoワークフローはそのような事態を防げるように、よく検討されたUIが採用されています。例えば、「ワークフローの状況が分かりやすい」「スマートフォンからでも見やすい」などの配慮があります。クラウドサービスらしく、どのような端末からでも利用しやすいUIが採用されているのです。
他の機能との連携で利便性が高まる
rakumoワークフローが含まれる「rakumo for G Suite」にはワークフローサービスだけではなく、他のサービスも存在しています。これらを組み合わせて利用することで、G Suite の機能をさらに便利なものにできます。
例えば同じシリーズに、「rakumoケイヒ」があります。こちらはその名の通り経費精算を簡単にするためのツールです。rakumoワークフローと同様にG Suiteで利用するものであり、拡張機能の位置づけです。
こちらとrakumoワークフローを連携すると、経費の発生から承認、支払いまでのワークフローをまとめて管理できます。経費の精算にワークフローがつきものですので、「rakumo for G Suite」にまとめることで利便性を高められます。
これは一例であり、「rakumo for G Suite」には勤怠管理やカレンダー拡張機能、社内ポータルの作成支援なども含まれています。これらの機能を組み合わせて利用すれば、G Suiteをさらに便利に利用できます。
まとめ
ワークフローシステムの中でも、G Suite との連携を重要視したものです。他のワークフローシステムには見られないものであり、rakumoワークフローを利用するからこそのメリットです。
G Suite との連携が魅力的であるだけではなく、コメント機能があるなど独自機能も充実しています。G Suite との連携だけではなく、機能面を重要視する会社にもおすすめです。rakumoワークフローを利用すれば円滑なコミュニケーションが取れます。
コスト面では G Suite の契約が必須であり、トータルではやや高額になってしまいます。コストを気にする場合は、その点にだけ注意しておいた方が良いでしょう。
＊こちらは、筆者独自で調査した内容であるため、情報が最新でない場合や内容に差異がある場合がございます。正式な最新情報は公式サイトをご確認ください。