最近はワークフローツールが注目されています。以前は押印する文化が日本に根強くありましたが、現在は電子化してやり取りするように変化しつつあります。
そこで今回は、ワークフローツールの導入経験を踏まえ、なぜこのようなものが必要とされているのかご紹介します。また、具体的なツールについてもご紹介をします。
なぜワークフローツールの導入が必要なのか？
なぜ現在の社会ではワークフローツールが求められているのでしょうか。実際の導入事例からワークフローツールが求められる理由を考えてみましょう。
働き方改革の一環
働き方改革の一環として、ワークフローツールの導入が進められています。
ワークフローは企業活動の様々な場面で必要とされます。利用する機会の多いものであり、働き方に直結する部分です。ただ、そのように重要な役割があるものの、上手く運用されずに企業の負担になっていることがあります。
例えば実際に相談を受けた内容には、押印リレーが手間である・承認をもらうために「営業先から社内に戻らなければならない」・「印刷物を社内で持ち歩かなければならない」などがありました。承認をもらうだけにもかかわらず、、その作業は非常に手間であると感じている人が多いのではないでしょうか。
ワークフローツールは、このような問題を一気に解決できるものです。ワークフローがパソコンやスマートフォンから進められるため、紙に印刷する手間も社内を歩き回る手間もなくなります。
また、新型コロナウイルスが広がったということも背景にあり、可能な限り人同士が接触しなくて良いような環境を作るためにも、ワークフローツールは今注目されています。。
リモートワークの拡大
リモートワークの拡大に伴い、ワークフローシステムを導入しておきたいという意見が増えています。また、新型コロナウイルスの拡大を受けて、システム導入を考えている企業も多くあります。
世の中の動向を踏まえると、可能な限りリモートワーク化を推進するべきです。経営者としてもなるべく、従業員には押印・承認業務だけのために出社してほしくはないのが本音です。
リモートワークに対応するためには、専用のシステム構築が必要です。快適な職場環境づくりのために、ワークフローシステムの導入が望まれています。
承認に関連する経費の削減
承認作業に必要なコストを軽減するために、ワークフローシステムを導入したいと業者に相談するケースもあります。。
各種承認を紙でするとなると、備品の購入をしなければなりません。印刷用紙を購入するのはもちろんのこと、配布する印鑑などの用意も必要です。総じてコストがかかってしまいます。電子化することでこれらのコスト削減が実現されます。
また、人件費を削減する観点での導入もあります。どうしても対応の必要なワークフローがある場合、承認をもらうために残業をしなければならないケースがあります。このような人件費は可能な限り減らしたいものです。
ワークフローシステムを構築しておけば、上長に直接会えないタイミングでも承認がもらえ、さらに、代理承認者を決定しておけば、上長が休みの場合でも代理の人間からスムーズに承認をもらうことができます。。承認作業が滞ることで、無駄な人件費を発生させないためにもワークフローシステムが求められています。
セキュリティの強化
セキュリティ対策の一環として、ワークフローシステムが導入される場合もあります。
印刷物で承認作業をすると、どうしても紛失のリスクがあります。気をつけて管理していても、このリスクをゼロにすることは不可能でしょう。誤って廃棄してしまった場合、紛失したのか廃棄したのか、判断できなくなってしまいます。
それに対して電子化しておけば、印刷物のようになくしてしまうリスクはゼロになります。誤って重要な書類を廃棄してしまうリスクもなくなり、。セキュリティが非常に高ま。ります。
実際、過去に情報漏洩を起こしてしまった事例のある企業では、セキュリティの強化をより一層重要視しなければなりません。。紙ではなく電子化することで、セキュリティの高い環境を生み出すことが早急に求められます。。
ワークフローツールはどんなタイプに分類されるのか？
ワークフローツールは大きく分けてクラウドとオンプレミスの2種類があります。皆さんは状況に応じて、どちらが適しているのか考えなければなりません。まずはそれぞれについて理解しましょう。
基本はクラウドで利用するタイプ
現在はクラウドで利用するタイプのワークフローツールが主流です。クラウドとは自分でシステムを購入するのではなく、サービスを提供する会社と契約をしてシステムを利用させてもらうものです。システムをレンタルしているとイメージしても良いでしょう。
クラウドはインターネット経由で利用するサービスです。そのため、インターネットに接続できる環境が必要です。言い換えるとインターネットに接続できる環境があればどこからでも利用できます。会社に出向いていかなくとも、ワークフローの手続きができるようになります。
また、パソコン以外にスマートフォンから利用できるものが多くあります。そのようなサービスを利用すれば、場所を問わずワークフローを操作できるようになります。お客様先で緊急の承認が必要な場合も、クラウドであればスマートフォンで対応できます。
クラウドは比較的簡単に導入できることもメリットです。契約をして必要なワークフローを説明すれば、すぐに利用を開始できます。
発生する料金はサービスによって異なります。概ね利用者人数に応じて費用が発生する仕組みです。提供されている機能が多いほど、費用は高くなります。しかし、最新のサービスを提供してもらえますので、必要とする機能と料金とを見極めることが重要です。
大規模な企業であればオンプレミスで利用するタイプ
オンプレミスで構築するタイプのワークフローツールもあります。オンプレミスとは自分でサーバーなどを購入し、そこにシステムを構築する仕組みです。
例えばワークフローツールの利用者が数千人など大人数の場合、ワークフローの仕組みが複雑になり、、既存のクラウド型サービスだけでは対応しきれない場合があります。。また、利用者数が増えることで、月額料金が高額になりすぎてしまう問題もあります。
そのような時はオンプレミス用のワークフローツールの、導入が必要です。導入には細かいカスタマイズが必要であるため、ベンダーと様々な打ち合わせが必要となります。すなわち大企業の場合には導入に手間がかかると理解すれば良いでしょう。
代表的なワークフローツールとは？おすすめ2選
今回は導入ハードルの低いクラウドで利用するタイプをご紹介します。
ジョブカン
ワークフローサービスの中でも、コストパフォーマンスの高いものです。低価格でありながら様々な機能を活用できます。中小企業はもちろんのこと大企業でも利用できるような機能が用意されています。
直感的に利用できる分かりやすいUIのため、あまりシステムに明るくない企業でも利用しやすいものです。教育を受ければすぐに使いこなせるでしょう。サポートサービスもありますので、これも併用することで簡単に導入から運用まで進められます。
SmartFlow
とにかく費用を抑えてワークフローシステムを構築したい場合におすすめです。初期費用ゼロ円で利用できるサービスであり、ユーザーも20人までであれば無料です。中小企業などで最低限の人数で利用したい場合おすすめです。
低価格で利用できるサービスですが、機能が不足しているというわけではありません。ワークフロー処理に必要な機能が揃っています。高機能なサービスを求める場合には不満があるかもしれませんが、金額を重要視するのであれば何も問題はありません。
まとめ
ワークフローサービスの導入が必要な理由は、働き方改革・リモートワークの拡大・経費削減・セキュリティ強化の4つです。これらに当てはまる考えを持つのであれば、ワークフローシステムの導入を検討しても良いでしょう。
現在はワークフローシステムの中でもクラウドがおすすめです。簡単に導入できるものですので、検討する場合はこちらを選択肢に持ちましょう。
どのようなワークフローシステムを選べば良いか分からない際は、「ジョブカン」がおすすめです。ワークフローシステムを含め、社内業務で必要なサービスが様々提供されています。紙の作業が残っている企業は、こちらを利用することで一気にシステム化が狙えます。