SmartFlowは低価格で利用できる点が注目されているワークフローシステムです。クラウドサービスであり利用料金が発生しますが、条件を満たしていると無料で利用できます。
しかも、低価格で利用できるものでありながら、提供されている機能は十分なものです。今回は魅力的なSmartFlowについて解説をします。
SmartFlowの概要
SmartFlowはクラウド型のワークフローシステムです。クラウドで提供されていますので、自分でサーバーなどを用意する必要はありません。つまり、すばやく簡単に導入できるワークフローシステムです。
また、利用人数が20人以下であれば、月額料金無料で利用できます。低価格で利用できるワークフローシステムはありますが、このように無料で利用できるものはほとんどありません。少人数での利用であれば無料であることを踏まえると、コストパフォーマンスは十分なものです。
加えて、無料で利用する場合も機能の制限などはありません。十分な機能が提供されていますので、これらを全て無料で利用できます。
SmartFlowの料金
SmartFlowの料金プランは以下のとおりです。
- 20人以下：無料
- 21人以上：21人目から1ユーザあたり月額300円
上記でも触れていますが、SmartFlowは20人以下であれば完全無料で利用できます。そのため、小規模な会社であればSmartFlowの利用を非常におすすめします。ここまで低価格で利用できるワークフローシステムはありません。
また、21人以上で利用する場合には「21人目」からのみ料金が発生します。つまり、21人で利用する場合は月額300円のみが発生するのです。30人や40人での利用となると無料ではありませんが、20人分の料金が無料であることを踏まえると、他社より安くなるケースが大半です。
SmartFlowのメリット
SmartFlowのメリットは以下のとおりです。
20人以下なら無料で利用可能
繰り返しですが、20人以下なら完全無料で利用できるメリットがあります。ワークフローツールを低価格で提供している会社はありますが、SmartFlowのように20人まで無料枠を儲けている会社は他にありません。
なお、SmartFlowは初期費用無料で導入できるワークフローツールです。つまり、20人以下で利用する場合は、完全無料でワークフローツールが手に入ります。十分な機能が提供されていますので、費用対効果は十分過ぎます。
デザインがシンプル
シンプルで初心者でも使いやすいように設計されています。複雑な画面は利用のハードルを上げてしまいますが、SmartFlowであればそのようなことは起こりません。誰でも簡単に利用できるのです。
画面がシンプルであるだけではなく、ワークフローシステムに必要な機能は概ね用意されています。テンプレートから簡単に申請書を作成できますし、ワークフローの登録作業は簡単です。実際に運用を開始して、ワークフローのステータスを確認するのも難しくありません。
画面のシンプルさと機能の多さは、トレードオフだと考えられている部分があります。画面をシンプルにするとそれだけ機能は制限されてしまいます。表示できるボタンの個数などが限定されてしまうため、機能が限られたり利便性が悪くなったりします。
しかし、SmartFlowにはそのようなデメリットがありません。画面がシンプルでありながら使いやすく作られているのです。
テンプレートの活用で利用開始がスムーズ
テンプレートを利用することで、各種申請書を簡単に作成できます。例えば「経費精算」「休暇手続き」「各種稟議」のテンプレートが用意されています。企業活動で必要な最低限のテンプレートは用意されているのです。
テンプレートがありますので、その内容に問題がなければそのまま利用できます。ワークフローの設定は自分たちでしなければなりませんが、申請書を作る手間が省けます。紙で申請書を作っているとそれだけで大きな工数が発生します。Excelなどで多少電子化をしても、時間が必要となってしまうのは間違いありません。しかし、テンプレートをそのまま利用できれば、申請書の利用開始までがスムーズなのです。
また、テンプレートがそのまま利用できない場合には、内容の編集が可能です。自社に向けて項目を追加するなどできます。テンプレートの内容が完璧ではなくとも、少しの編集だけですぐに利用でき、テンプレートをそのまま利用したり少し編集したりすることで、ワークフローシステムの利用開始までがスムーズになります。
利用ユーザを一括登録可能
ユーザー登録はCSVファイルの利用が可能です。そのため、ワークフローシステムの利用者が多い場合でも、簡単にユーザー登録できます。また、利用ユーザーに変更があった場合も、CSVファイルを作成しておけば簡単にワークフローシステムに反映できます。
利用ユーザーが多い場合、ユーザーの登録作業はシステム管理者の負担となりかねません。特に人の出入りが多い場合、大きな工数を割かなければならなくなってしまいます。
しかし、SmartFlowであればそのような問題は発生しません。CSVファイルにまとめてしまい、それを取り込むだけで良いのです。人事システムなどからCSVファイルを出力し、取り込みする運用にすればユーザー登録は短時間で完了します。
スマートフォンからでも安心
SmartFlowは標準でスマートフォンの画面が用意されています。最近はスマートフォンで業務をする人がいますので、SmartFlowはそのような人でも安心して利用できます。
画面は分かりやすく作られていますので、スマートフォンからでも問題なく操作できます。「内容が分かりにくく、承認して良いのか判断できない」などの状態にはなりません。
スマートフォンで適切に表示ができなければ、ワークフローを承認するためにパソコンを開く必要があります。これでは「ワークフローシステムを導入して業務を簡略化したい」との希望に応えられませんが心配はありません。
英語対応で英語圏上司でも利用可能
画面表示は日本語と英語に切り替えられるようになっています。最近は英語圏の人材を取り入れる企業が増えていますので、そのような企業でも安心して利用できます。
画面の切り替えは管理画面からの設定が必要です。ボタン一つで切り替えができますが、操作画面ですぐに切り替えができるわけではありません。つまり、英語で表示したり日本語で表示したりと切り替えるのではなく、「事前に設定しておいた言語で利用する」が基本的な使い方です。
ワークフローシステムは多々ありますが、まだ日本語にしか対応していないものは多々あります。グローバル化の時代ですので英語に対応しているものはメリットなのです。
まとめ
SmartFlowはシンプルかつ低料金で利用できるワークフローシステムです。20人以下であれば無料で利用できますので、「少人数の利用でコストを抑えたい」と考えている会社におすすめです。全ての機能を完全無料で利用できます。
また、導入してすぐに利用できるように、テンプレートも様々用意されています。初心者でも簡単に編集できますので、システムが苦手な人でも安心です。ユーザ登録もCSVファイルを利用すれば短時間で完了します。
加えて安さだけではなく、スマートフォンから利用できるなどのメリットもあります。英語でも利用できますし、どこでも誰でも利用できる低価格なワークフローシステムだといえます。
※こちらは、筆者独自で調査した内容であるため、情報が最新でない場合や内容に差異がある場合がございます。正式な最新情報は公式サイトをご確認ください。