最近は業務を効率化するために、「ワークフローシステム」と呼ばれるものが利用されつつあります。今までは紙に印刷して押印していたものを、システムでデジタル化すること等で利用し、効率化を行う会社が増えてきています。。
このワークフローシステムには多くの種類があります。そのため、「どれを利用すれば良いのか分からない」と困っている企業も多いようです。今回は多くの種類の中から皆さんにおすすめしたいものをピックアップしてご紹介します。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムは、企業内に存在する業務の流れを管理するシステムです。例えば「通勤手当の申請」「新しい取引先との口座開設」「見積もりの審議」などの手続きを管理します。なお、これらの手続きのスタートから終わりまでをワークフローと呼びます。
一般的にこのような申請には紙が利用されています。皆さんも所定のフォーマットを印刷し、それに本人や上長が押印したものを利用しているのではないでしょうか。
これら紙で実施している作業を、電子化したものがワークフローシステムです。パソコンなどの画面を操作することで、上記のようなワークフローを紙を使用せずに、回せるようにするものです。
人気のおすすめワークフローシステム3選
ワークフローシステムの中でも、人気でおすすめのものは3種類あります。今回はこれらに注目をして、システム概要や利用料金などをまとめています。
ジョブカンワークフロー
システム概要
クラウド型ワークフローシステムの中でも、多くの導入実績があるものです。実際、知名度の高いワークフローシステムであり、信頼感が強いものでもあります。
ジョブカンワークフローの特徴は、多くの機能を持ちながらシンプルな設計であることです。システム操作が苦手な人でも分かりやすい画面となっていて、ワークフローシステム導入の障壁を取り除いています。機能の多いワークフローシステムは便利な反面使いにくいのですが、ジョブカンワークフローであればその心配はありません。
また、簡単にワークフローを操作できるだけではなく、ワークフローで利用する申請書の作成も簡単です。直感的に操作できる画面が用意されていますので、そちらを利用すれば申請書の追加も簡単です。加えてテンプレートも様々用意されていますので、これをカスタマイズしての利用も可能です。
利用料金
利用料金は以下のとおりです。
- 1ユーザあたり月額300円
利用人数による割引はありませんが、これ以外のサポート料金なども発生しません。単純で計算しやすい利用料金です。
導入が適している企業
ジョブカンワークフローはどのような企業にもおすすめできるシステムです。料金も低価格に設定されていますので、大企業のみならず中小企業でも取り扱いやすいものです。どこの企業が導入する場合でも、費用対効果は高いと考えられます。
また、初期導入や導入後のサポートが充実しています。そのため、「システムは苦手だ」と感じる従業員が多い企業にもおすすめです。不明点があった場合は問い合わせできますので、社内にシステムを熟知した要員を用意しなくても、運用を開始できます。
SmartFlow
システム概要
初期費用をとにかく抑えたい人におすすめの、クラウド型ワークフローシステムです。初期費用無料であり、20人までの利用ならば月額料金無料で全ての機能が利用できます。ほとんどのワークフローシステムは少人数でも費用が発生しますので、20人以下で利用する場合は非常にお得です。
SmartFlowの特徴は、パソコンからもスマートフォンからも簡単に操作ができることです。わかりやすいUIが採用されていますので、システムがあまり得意ではない人もすぐに慣れるでしょう。また、パソコンやスマートフォンなど複数の端末からアクセスできますので、場所を問わず承認などができるメリットがあります。
全体的にシンプルでわかりやすいものですが、機能面では他社より劣る部分があります。「ワークフローシステムをとことん活用したい」と考えている場合は、機能面に問題がないか確認は必要です。
利用料金
利用料金は以下のとおりです
- 20ユーザまで月額無料
- 21ユーザ以上から1ユーザあたり月額300円
上記でも触れたとおり、20人以下で利用する場合は無料です。また、21人以上で利用する場合も月額300円と低コストです。
導入が適している企業
20人以下は無料で利用できるワークフローシステムですので、小規模な会社におすすめです。今までワークフローシステムを導入しておらず、「まずは無料で導入してみたい」と考える会社にも良いでしょう。
なお、多くの機能を求めるのであれば、同じ料金のジョブカンワークフローがおすすめです。大規模な会社で、ワークフローシステムに複雑な要望がある場合は注意が必要です。
rakumoワークフロー
システム概要
Googleが提供するG Suiteと組み合わせて利用するワークフローシステムです。rakumoワークフロー単体で導入するのではなく、G Suiteの契約と組み合わせて導入します。
最初からG Suiteと組み合わせて利用できますので、Gmailと連携できたりドライブと連携できたりできることが特徴です。rakumoが提供する他のサービスを含めて、互いにデータ連携ができる仕組みです。
また、機能面の特徴として、ワークフローにコメントを添えられます。単純に承認や却下をするだけではなく、それらに関連するコメントを登録できるのです。そのため、ワークフローツールとは別に承認や却下の理由を確認する必要がなくなります。
利用料金
利用料金は以下のとおりです。
- 1ユーザあたり月額300円
なお、これ以外にG Suiteの契約料が必要です。プランにもよりますが、最低年6,000円を支払わなければなりません。
導入が適している企業
G Suiteの利用が前提になりますので、すでにこちらを利用している企業におすすめです。必ず契約しなければなりませんので、すでに導入していればコストを抑えられます。
また、G Suiteを導入しない場合でも、「クラウドに情報を集約したい」と考えているのであればおすすめです。Googleカレンダーなどと連携しながら利用するなど、クラウドによる生産性の向上を図れます。
ワークフローシステム導入のポイント
ワークフローシステムを導入するにあたり、意識してもらいたいポイントがあります。複数のポイントがありますが、今回は3つの観点をご説明します。
ポイント１：自社のワークフローを整理しておく
ワークフローシステムでは事前に承認ルートを設定します。そのため、設定内容は事前に決定しておくべきです。
事前に決定していなければ、システム導入と並行して作業が必要となります。スムーズに決まれば良いですが、実際に導入の現場を見ているとなかなか承認フローは決まりません。結果、システムの設定ができず導入スケジュールが遅れてしまう場合があります。
特に問題となりやすいのは、新しい承認ルートを作り出す部分です。紙の押印ルートが現在の体制に即しておらず、新しい承認ルートに作り直すケースなどが該当します。
新しい承認ルートを作り出すとなると、それはワークフローシステム導入以前の問題です。ワークフローシステムの導入側は、そのようなことは決まっている前提でいます。後でボトルネックを生み出さないために、事前に整理しておかなければなりません。
ポイント２：既存のシステムと連携できるかどうか
すでに何かしらのシステムを導入している場合は、それらと連携できるかどうかを確認しておきましょう。
全ての企業で、ワークフローシステムが他のシステムと連携するわけではありません。ワークフローシステムだけ独立している場合は多々あります。
ただ、何かしら情報を連携しなければならない場合、連携機能がないと人間が別々に登録しなければなりません。二重登録の作業が必要となり、無駄な工数が発生してしまいます。このような工数を防ぐ仕組みがあるかどうかについて、事前に確認をしておきましょう。
ポイント３：費用対効果を意識する
ワークフローシステムを導入するにあたり、費用対効果は必ず考えなければなりません。
システムの導入は基本的にコストが必要です。システムを導入してもらう費用や毎月の月額費用、導入までに社内で対応する人件費などがこれに該当します。ワークフローシステムの導入を始めてから「思ったより費用がかかる」とならないためにも、どの程度のコストが発生するのかは洗い出しておく必要があります。
コストを洗い出した結果、十分な費用対効果がある場合は、ワークフローシステムの導入を進めましょう。それにより社内業務が円滑に進み、無駄なコストの低減につなげられます。
逆に十分な費用対効果が見込めない場合は、無理して導入しない方が良いケースがあります。特にワークフローに関わる人数が少ないと、システム化せず押印リレーをした方が早い場合があるのです。
基本的にはシステム化するとコスト面でのメリットがあります。ただ、あくまでも一般論ですので、自社の場合どのなるのかは、計算してみてください。
まとめ
ワークフローシステムを導入することで、社内のワークフローを簡略化できます。押印に時間がかかっているならば、この機会にシステム化を検討してみましょう。
ただ、システムには様々な種類があります。そのためまずはここでご紹介したものを中心に、どれが自社に適しているのか考えなければなりません。複数のツールを比較してみることが重要です。
なお、ワークフローに関わる人数によっては、押印リレーをした方が効率的な場合があります。システムの利用人数などを踏まえ、費用対効果を算出してみることも重要です。