次から次へと新しい概念やツールが登場するビジネス業界、全てに付いていくのはなかなか難しいのが正直なところではないでしょうか。EC、クラウド、Iot、AI、Saas、DX、D2Cなどなど色々ありますが、最近注目されているツールに「タスク管理ツール」があります。
ITの技術やサービスは基本的に人間が楽をするために開発されていますので、便利なものはどんどん使っていくことが業務の効率化やビジネスの成功に繋がります。
この記事では最近人気のタスク管理ツールの中でも特に人気のあるTrelloについてご紹介します。
最後まで読んで頂ければ、タスク管理ツールとはなにか、Trelloとはどういったツールで、どういう場面に使えるのか、おわかりいただけると思いますので、是非御覧ください。
最初にネタバレですが、Trelloはなかなかに優秀なツールです。
タスク管理ツールとは？
そもそもタスク管理ツールとはなんでしょうか？読んで時の如く「タスクを管理する」わけですが、今回ご紹介するTrelloのポイントとしては、自分のタスクだけでなく、チームやプロジェクト単位でタスクを管理できるツールになります。
最近ではパソコンやスマホなどのITデバイスを使って利用するものが多いですが、昔から使われているガントチャートなども、ある種のタスク管理ツールですし、紙の手帳に書いていたTo doリストも近いものと言えます。
ITを使うメリットはたくさんありますが、大人数と共有できることが最大のメリットになります。
メンバーであれば自分のタスクや進捗状況がひと目で把握できますし、リーダーであればプロジェクト全体を見渡し、抜け漏れを防止し、今どこの進捗が遅れているのかを把握し、トラブルを事前に防ぐことが可能です。
例えば飲食店を開く場合、「開店日になったけど、グラスが届いていない！」なんていうトラブルをなくすために、「購買」に関するタスクを管理してあげるわけです。
Trelloを上手に使ってあげることで、理論的には「やり忘れ」がまったくないチームをつくることが可能になります。
Trelloとは？
まず、今回ご紹介するTrelloについてお話していきます。
世の中にはEvernoteやChatwork, Slackなどタスク管理ツールはたくさんありますが、それぞれが特徴や得意分野を持っています。
例えばChatworkやSlackはチャット（メッセージ）のやり取りをするツールなので、「LINEやEmailで良いのでは？」と思われるかもしれません。
しかし、LINEでは会話がどんどん流れていくので、過去のやり取りを確認するのも一苦労ですし、Emailはその様々な仕様や制限から、そもそも時代遅れになりつつあるツールです。
タスク管理ツールは一覧性が高く、購買なら購買、開発なら開発といった目的別に情報を共有できますし、締め切り別に管理するといった使い方も可能です。
その中でもTrelloの特徴は「カンバン形式」で、非常に高い視認性と網羅性を両立しています。
もう1点大事なポイントとして、「無料でかなりの機能が使える」ことです。この手のツールは実際に使ってみないと自分たちの組織や仕事の仕方に合うかどうかわからないので、まず無料で使うことができるのは大きな魅力です。
Trelloの使い方と特徴
Trelloの特徴はひと目で分かります。「付箋みたい」なツールです。
作業中というカンバンを作って付箋を貼っていき、完了したら付箋を移動させることもできますし、先程の例のような場合は、「購買」や「開発」というカンバンを作って、それぞれ必要な付箋を貼っておくことが出来ます。
紙の付箋と決定的に違う点は、「その付箋に関わる人を指定できる」点です。例えばリーダーが「グラスを○月○日までに購入」という付箋を作り、その付箋に担当者を紐つけることで、直接指示することなく、担当者は自分がやるべきことを理解し、その締め切りを把握することも出来ます。
さらに色分けされたラベルを貼ることで、タスクの種類や重要性もひと目で理解することができる。それがTrelloの大きな特徴です。
実際にプロジェクトで使ってみた
ここでは筆者が実際に新しいプロジェクトで使った時の例をもとにご紹介していきます。
上の画像はある経営者と二人で、物販ビジネスを立ち上げたときに使っていた画面です。
アイディアというカンバン、時系列で今週、5月、6月といったカンバン、またこれからつくるべきSNSアカウントを一覧にして作り忘れを防ぐカンバンなど、必要に応じてカンバンとそれに紐付く付箋が貼られていきます。
カッチリ決まった使い方というのは無いので、それぞれのプロジェクトやチームで使いたいように使っていくのが良いと思います。この自由度の高さもTrelloの魅力です。
すでにお気づきいただいていると思いますが、この視認性の高さは非常に強力で、「Trelloさえ見ておけばタスクが漏れることはありえない」という環境をつくることが出来ます。
「やり忘れ」も防げますし、「忘れてました」という言い訳も事前に排除することができる、ある意味逃げ場の無いツールとも言えます。
「Trelloを確認する」というたった一つのルールで、全てのタスクを確実にこなしていくことができるわけです。
逃げ場の無いツールとしてのTrelloを完成させているのは、スマホとの連携です。当然のようにスマホアプリ（タブレットもOK)も用意されていますので、リーダーが新しいタスクに誰かをアサインすると、その担当者のスマホに通知が飛びます。
Emailだと見逃しや、「迷惑メールボックスに入っていた」という事も起こりえますが、Trelloの場合は確実に、必要な人にタスクとその締切を届けることが出来ます。
テレワークとも相性が良い
Trelloは会社で働く時の効率や生産性を高めてくれますが、最近流行りのテレワークとの相性も抜群です。
前述の通り、「直接指示することなく、タスクを周知できる。」わけですから、直接顔を合わせる必要もありません。
全てのタスクや指示がひと目で確認できるので、「言った、言わない」のトラブルも起こりませんし、電話や対面でのミーティングと違い、非同期型のコミュニケーションなので、極端な話住んでいる場所が海外でもスムーズにやり取りをすることが可能です。
ついつい無駄な会議にたくさんの人が出席して、時間を浪費してしまいがちな日本企業にとっては、働き方を根本的に変化させるきっかけになってくれるかもしれません。
リーダーからすれば各メンバーの負荷の偏りも可視化されるので、全体最適を意識しながらプロジェクトを進めることが可能になります。
メンバーに直接会ってしまうと様々なバイアスがかかるので、ある意味リモートのほうが負荷の平準化がしやすいかもしれません。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回はタスク管理ツールのオススメとしてTrelloをご紹介しました。冒頭でご紹介したとおり、タスク管理ツールは様々なものが開発されていますので、その特徴を抑えて使い分けることが重要になります。
Trelloを使いながらもLINEは使いますし、少し上級者向けの使い方としては、他のタスク管理ツールと連携させる事も可能です。まさに適材適所で使えるように設計されているわけです。
今回ご紹介したTrelloの特徴や使い方が合いそうなプロジェクトやワーキンググループ、もしくは組織そのものがあれば是非使ってみてください。
なんと言ってもまずは無料で使えるわけですから、試してみる価値は間違いなくあります。
もし、まだ電話とメールで仕事をしている組織であれば飛躍的に効率を向上させるチャンスです。今回のこの記事が皆様の仕事を加速させる一助になれば幸いです。