日々のお仕事やビジネスのためのタスク管理のために、皆さんは何を使っているでしょうか？創意工夫に飛んだ手書きのメモや手帳、カラフルな付箋も素晴らしいですが、スマホアプリやWeb上のクラウドサービスを用いたタスク管理ツールを利用すれば、日々の生活全判がより効率的になります。一度書いたものを修正したり、紙で書かれたメモをカテゴライズしていくことには手間がかかりますが、ツールを使えば一瞬で終わりますし、定期的な書類整理の必要もなく、かさばらずにどこにでも持ち運べます。加えて、スマホで使えるものなら、リマインド機能を使うことで抜けを完璧に防ぐことができます。近年、百花繚乱で選択肢が大幅に増えている個人向けのタスク管理ツールの中から、おすすめのものをご紹介します。
ツールの比較
Remember the milk
スマホ対応 ○
Apple Store
https://apps.apple.com/jp/app/remember-the-milk/id293561396
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.rememberthemilk.MobileRTM&hl=ja
特徴
Remember the milkは、2005年にサービスを開始した、史上初のタスク管理ツールです。Ajaxが流行りだした頃に、当時は画期的だったGmailのインターフェースを参考にして作られました。「牛乳を買うのを忘れないでね」というところから名付けられたタスク管理ツールです。名前の通り遊び心があり、全体的にとてもシンプルなUIが際立っています。代表的なタスク管理ツールであるTrelloよりもさらにシンプルな画面上でリストや色付きのタグを用いて、タスクを＜見える化＞できること、それに加えて、約50種類ほどの検索演算子で検索することで、重要なタスクを見落とすことはまずありません。G Suite、Evernote等のアプリやツールと連携できます。
リマインド機能
締め切りやプライオリティ、繰り返し等に対応して、メール・ショートメッセージ等の通知方法を各種選択できます。
Todoist
スマホ対応 ○
Apple Store
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.todoist&hl=ja
特徴
Todoistの大きな特徴は、インターフェースがとても優れていることです。具体的には、タスクの階層化が簡単に行える、ドラッグ＆ドロップで簡単操作が可能、コピーしたリストを一括登録できる等、手間のかかる細かな作業を省略してタスクを登録できる仕様なので、ユーザーの人気を集め、1,000万人という利用者数をほこっています。Todoistの機能はとでも多彩で、連携可能なツール・アプリも多くもっています。たとえば、DropboxAmazon Alexa、Zapier、IFTTT、Slack等々… その数、なんと60種類以上です。
リマインド機能
一般的なカスタム設定・自動設定といった通知機能を備えています。すべてのデバイスで通知を受け取ることが可能です。
Evernote
スマホ対応 ○
Apple Store
https://apps.apple.com/jp/app/evernote/id281796108
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.evernote&hl=ja
特徴
Evernoteはメモを作るためのアプリですが、チェックリスト、ノートブックの機能を利用して、タスク管理ツールとして使うことができます。Evernoteで作成したメモは、画像・動画・位置情報も簡単に記載可能です。クラウドで入力したそれらの「メモ」を管理するため、複数デバイスで利用できるのも特徴です。フォルダを分けてデータ保存できるので、オフィスでとったメモをそのままタスクリストに流用することが可能です。
あらかじめ設定した日時に、そのノートを見るように通知することができる機能があります。この機能によって、締め切り前に必要なノートを確認したり、ミーティングの開始前に資料によりタイムリーに目を通すことができるようになります。締め切りや使う日時が決まったノートであれば、リマインダーを設定して、より円滑に仕事や趣味を処理しましょう。
Microsoft todo
スマホ対応 ○
Apple Store
https://apps.apple.com/jp/app/microsoft-to-do/id1212616790
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.todos&hl=ja
特徴
Microsoft To-Doは、Microsoft社が提供するタスク管理ツールです。こちらは、高い人気を誇っていたWunderlistというツールをMicrosoft社が買収し、ほぼそのままWunderlistの人気があった機能を自社製品として置き換えているといった経緯があります。登録のためにはMicrosoftアカウントが必要です。iOS・Android・Windows10・Web版もあり、いずれのデバイス間すべてで同期が可能です。
リマインド機能
特定の住所に行くと通知されるリマインド機能があります。たとえば、職場近くの郵便局を設定して、郵便局の建物に近づいた瞬間に何を郵送するかあらかじめ設定したリストを通知してくれる、といったことができます。
Google Task
スマホ対応 ○
Apple Store
https://apps.apple.com/jp/app/google-todo/id1353634006
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=org.dayup.gtask&hl=ja
特徴
Google Taskは、Gmail、 Googleカレンダーに組み込まれているタスク管理ツールです。より簡素に設計されたスマホアプリ（iPhoneとAndroidのどちらも使用可能)でGoogle ToDoリストというものもGoogle社によって提供されています。
ブラウザ版のGoogleToDoリストでタスクの新規登録や変更を行うと、それらを自動的にスマホアプリ版にも反映することができます。反対に、スマホでタスクに変更を加えても、ブラウザ版に自動的に反映がなされます。
リマインド機能
Gmailで受信したメールを、そのままタスクに落とし込んでスマホ版のGoogleToDoリストから呼び出すことも可能です。これはリマインドとして便利ですね。仕事でGmailを使用しているなら、GmailとGoogleToDoリストを一緒に使えばタスク管理がより効率化されます。
Trello
スマホ対応○
Apple Store
https://apps.apple.com/jp/app/trello/id461504587
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&hl=ja
特徴
Trelloの特徴は、優れたインターフェースと豊富な機能性です。個々のタスクを「カード」として登録し、「ボード」にまるで紙の付箋のように貼ることで視認しやすく、使いやすいやり方でタスク管理ができます。
リマインド機能
リアルタイムでスマホのロック画面に表記されるプッシュ通知・Gmail等と連携したメールでのリマインド機能があります。
Slackと簡単に連携ができます。連携によって、Trello上で新しくタスクを追加したときにSlackへ通知が自動的に行きます。Slack上でTrelloの操作を行えます。
複数あるボード・タスクリストの中から、特定のボード・タスクリストの通知のみを行うように設定することが可能です。また、通知から任意のカードの締め切り日を変更すること、通知を止めること、・各アラートの既読に既読・未読マークをつけること
等ができます。
Things 3
スマホ対応 ○（Apple watchも対応）
Apple Store
https://apps.apple.com/jp/app/things-3/id904280696?mt=12
特徴
Things 3はAppleユーザーに特化したタスク管理アプリです。Thing 3は、GoogleやChatworkなどの外部ツールと連携することはできません。ですが、タスクのリンクを使用して外部アプリからタスクの作成をすることができます。メールを経由してのタスク追加機能もあり、設定を終えれば、メールを送信するだけでタスクの追加が手軽にできます。
リマインド機能
Apple純正の製品に搭載されている、「リマインダー」に予定を書けば、自動的にThing3に同期されます。
Toodledo
スマホ対応○
Apple Store
https://apps.apple.com/jp/app/toodledo-todo-lists-notes-outlines-habits/id292755387
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.kiwlm.mytoodle&hl=ja
特徴
Toodledoは、マルチな機能を持つ、リスト型のタスク管理ツールです。具体的には以下の機能を有しています。
- ノート（メモ）の作成
- リストを作成って、各タスクを分類する
- アウトラインを作る
- ハビットでタスクがこなせているかを確認する
- リマインド機能
タスクペディア
スマホ対応☓（ブラウザのみ）
公式ホームページ
特徴
タスクペディアは、社会福祉法人SHIPが開発したタスク管理支援ツールです。ADHD（注意欠陥多動性障碍）を抱える方が日々の生活や業務をこなすためのサポートツールとして開発されました。タスクを階層化・色分けしてカテゴライズできること、一覧表示でかなり見やすい形ですべてのタスクが表記されるなど、ツールどこに何を入れたかすら抜け落ちてしまう人・膨大タスクを抱えている人に親切な設計です。
リマインド機能
リマインド機能はありません。タスクシュートアプリ、tasukmaとの併用をおすすめします。併用することで、タスクペディアに記録された膨大なタスク情報を、一日の中のどこに配置して、消化していくための時間管理機能をタスクペディアの補助として用いることができます。
Habitica
スマホ対応○
Apple Store
https://apps.apple.com/jp/app/habitica-gamified-taskmanager/id994882113
Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.habitrpg.android.habitica&hl=ja
特徴
Habiticaは、タスク管理とRPGゲームが一体化した、斬新な遊びながら日々の生活を効率化できるタスク管理ツールです。このツールのキャッチフレーズは「自分の人生をゲーム化して、やる気の維持とやるべきことの整理をしよう!」となっています。RPGの勇者風のアバターを設定し、積まれたタスクをクリアすると経験値とゲーム内通貨がゲットでき、ゲーム内でのステータスが強くなっていきます。タスクを期限内に終わらせられないと、ヒットポイントが残っているタスク分だけ削られ、０になるとアバターが死に、それまで手に入れた装備品や通貨を失う仕様になっています。
リマインド機能
タスクを、毎日、毎週など日常的に実行するタスク（日課）、1回やったらそれで終わりの単発タスク（ToDo）、不定期だがよく実行する習慣タスク（習慣）のいずれかに設定することが可能で、うち日課とTo doについてはリマインド設定が可能です。
まとめ
以上、便利なタスク管理ツールの各機能について、みなさんはどのような感想をお持ちになったでしょうか。筆者が特に気になったのは、Remember the milk、Evernote、Habiticaの三点でした。
Remenber the milkはそのパイオニア的立ち位置から古くからの愛好者が多く、この開発者インタビューにもあるようにインディーズにもかかわらずブランドイメージを獲得しているので、実際の使用感を超えた魅力があります。
Evernoteは、メモ帳としての利用が主目的とされていますが、高機能のメモ帳をそのままタスク管理ツールとしてそれぞれのメモを統合して使えることにとても魅力があります。タスク管理ツールの最大の肝は、管理を習慣化できるか、ということにあるので、
Habiticaはゲームという媒体にタスク管理を落とし込むことでその名の通りタスク管理が確実に習慣化することに重点をおいている点で、変わり種ですがタスク管理ツールの本来的な目的を達成していることが魅力でした。みなさんも、お気に入りの管理ツールが見つかるといいですね。