近年、企業ではRPAツールの導入が進んでいます。RPAとは「Robotic Process Automation」の頭文字を取ったものであり、「ロボットによる業務の自動化」を意味します。
ロボットとは表現しているものの、産業ロボットを意味しているわけではありません。システムを自動的に操作するソフトウェアロボットを意味しています。以下では、このようなRPAツールが注目されている理由と、日本での導入事例も多くおすすめのRPAツールの具体例をご紹介します。
近年はなぜRPAツールが注目されているのか
近年RPAツールが注目されている理由は、RPAが企業の課題を解決するために大きく貢献するからです。実際に以下のような課題を解決するために導入されることが多くあります。
- 人的ミスの抑止
- 人件費の軽減
- 働き方改革
それぞれについて具体的な内容をご説明します。
人的ミスの抑止
RPAツールは機械的に作業を繰り返すものです。そのため、人的ミスいわゆる「うっかりミス」が出ないことが特徴です。例えばルーチンワークは人で対応するとミスが出てしまう仕事ですが、これをRPAツールに置き換えるとミスをなくせます。
別の観点では、複数のシステムを動かして対応する業務で、誤ったシステムを操作してしまわないように制御することが挙げられます。人が操作すると誤って違うシステムに情報入力をしてしまう可能性もありますが、これをRPAツールで自動することで抑止します。
人的ミスの抑止を意識した導入例としては「アンケートのデータ転記・集計作業」「Webサイトの問い合わせ自動回答」などがあります。
人件費の軽減
ルーチンワークを人間に対応させると、必要以上に人件費がかかってしまうことがあります。これを軽減するためにRPAツールを導入します。頭を使う難しい作業でなければ、RPAツールに任せてしまうのです。
特に繁忙期と閑散期でこのような業務の仕事量が大きく異る場合、多くの社員や派遣社員を常時雇用しておくのは難しいものです。そこで、常時雇用する人数を少なくし、繁忙期はRPAツールで対応することで人件費を軽減するという方法があります。
人件費の軽減を意識した導入例としては「専用のフォーマットに入力した情報のシステム反映」「給与計算」「スケジュール管理」などがあります。
働き方改革
近年は人手不足の企業も多く、従業員の残業が多くなってしまう傾向があります。人手不足による働き方改革の相談事例では、「人事勤労を担当している部門が、給与計算などで残業を強いられている」「単純なデータ転記ではあるが量が多く負担になる」といった内容が多い傾向があります。
加えて供給が追いついていないことから、人件費が高騰している状況もあり、人手不足を解消したくとも、なかなか新しく人を雇えないという企業も多くあります。そのことにより、RPAツールを利用して、既存メンバーの負荷を軽減する働き方改革が注目されています。
業務のうち単純なものはRPAツールで自動化することで残業が減り、働き方改革に繋がります。
RPAツールが適した2つの業務例
RPAツールはどのような業務でも役に立つわけではありません。適している業務とそうではない業務があります。RPAツールが適しているのは「繰り返しが中心の業務」「ルールが明確な業務」の2つです。それぞれの具体的な内容をご説明します。
繰り返しが中心の業務
同じことを繰り返す業務ではRPAツールが活用しやすい傾向にあります。繰り返しとは「短時間で同じことを繰り返す」「毎日同じことを繰り返す」「毎週同じことを繰り返す」などの業務を指します。
繰り返しが中心の業務の具体例を挙げると以下のとおりです。
- 紙のアンケートをシステムに入力する転記作業
- 毎朝社内に送るスケジュール送信作業
- Excelのデータをシステムに登録する作業
毎回同じことをくり返すのであれば、RPAツールが役に立ちます。一度くり返す内容を定義しておけば、それを利用するだけで全く同じことが簡単に実現されるのです。
人が対応する場合でもマニュアルなどを作成する必要はあります。そのようなものを作成することを考えると、RPAツールに対して定義を作成することも作業としては大きく変わりません。
ルールが明確な業務
ルールが明確な業務はRPAツールを導入しやすいです。ルールが明確とは、「頭で考えるのではなく機械的に判断できる」業務を指します。例えば「宛先がAさんであればメールボックスA、宛先がBさんであればメールボックスBに振り分ける」などです。
RPAは事前に決められた定義(ルール)に基づいて動作します。そのため、ルールが明確な業務である方がRPAツールを導入しやすいのです。定義を作りやすい業務にRPAツールは対応しやすいとも言いかえられます。
実際にRPAツールを導入した例では、「添付書類が正しい名称・フォーマットであるか」といったものがあります。単純な定義と照らし合わせて、問題が無いかを判断するRPAツールです。
RPAツールはどんなタイプに分類されるのか？
RPAツールは大雑把にデスクトップ型とサーバー型、汎用型と業務特化型に分類されます。皆さんは利用目的に応じて、どれを利用するのかを考えなければなりません。まずはそれぞれどのようなものか理解しましょう。
デスクトップ型とサーバー型に分類される
デスクトップ型は個人のPCなど端末にインストールして利用するRPAツールです。個人の端末内で実施される作業についてのみ自動化できます。端末1台につき1つのRPAツールを用意する必要はありますが、導入が簡単であり日本では好まれる傾向があります。
サーバー型は社内の共有サーバーなどサーバーにインストールして利用するRPAツールです。個人でRPAツールの定義を管理するのではなく、定義はサーバー内で一元管理されます。サーバーで動作することから、個人の端末よりも高いスペックで動作可能であり、重い処理にも対応できることが大半です。ただ、サーバーを用意してインストールや設定作業が必要になるなど、導入はやや手間であり避けられる傾向にはあります。
汎用型と業務特化型に分類される
汎用型はどのような業務にも利用できるRPAツールです。1つのRPAツールで色々な業務に対応できます。万能ではあるのですが、どのような業務に対してもゼロから定義を作成する必要があり、導入までに時間が必要となってしまいます。
業務特化型は特定の業務に特化したパッケージのようなRPAツールです。1つのRPAツールで「人事」「勤怠」「販売」など特定の業務に対応できます。特化しているため他の業務には利用できませんが、定義の作成が簡略化でき、導入までの時間が短縮できます。
代表的なRPAツールとは？おすすめ2選
日本で導入事例も多い、代表的なRPAツールを2つご紹介します。
WinActor
NTTグループの製品であり日本語で利用できることが特徴です。RPAツールは海外製品も多く英語が求められることがありますが、WinActorであれば日本語だけで利用できます。
また、こちらはデスクトップ型のRPAツールです。それぞれの端末にインストールして利用しますので、少人数での利用も可能であり、導入のハードルが低いことが特徴です。料金プランも複数用意されていますので、低価格でも利用を開始できます。
UiPath
高い技術力が認められ、世界的に利用されていてるRPAツールです。直感的に利用できるUIが特徴です。
加えて豊富な機能を有したRPAツールとなっていて、標準のまま多くの業務に対応できます。ものによってはカスタマイズや追加開発が必要となりますが、UiPathはそのような手間も最小限に抑えられます。
まとめ
RPAツール求められる理由は、人的ミスの抑止・人件費の軽減・働き方改革の3つです。これらの問題を解決したいと考えているのであれば、RPAツールの導入を検討してみると良いでしょう。
ただ、RPAツールはどのような業務でも対応できるのではなく、「繰り返しが中心の業務」「ルールが明確な業務」への導入が適しています。この条件を満たしているのかは考える必要があります。
導入できる可能性がある場合には、上記でご紹介した有名なRPAツールから検討してみると良いでしょう。それぞれのツールの公式サイトを確認してみると、日本での導入事例は多いことが紹介されています。ここでの導入事例を参考にしながら導入の可否・要否を検討できます。複数のRPAツールを比較してみると要件にマッチしたものが見つかることもありますので、導入事例を比較しつつ選んでみると良いでしょう。