やたらと多い会社の会議。
さくっと手短に終わればまだしも、中々議論が進まなかったり論点がずれたりしてだらだらと長引く会議にはうんざりしてしまいますよね。
最近はテレワークや在宅勤務といった多様な働き方が増え、会議もよりスマートに進めることが求められています。
そこで今回は、会議を効率的に進めるためのポイントや会議の時間削減に役立つウェブツールについてご紹介します。
無駄な会議が社員の不満の原因になっている
2019年11月にBONXが20～40代のビジネスマン600人に実施したアンケートにおいて、「旧態依然とした会議やミーティングのあり方に不満がある」と回答した人が約4割もいることが判明しました。
会議に対する不満ベスト3として
- 目的が曖昧で雑談ばかり
- 些細な議題でも打ち合わせが頻繁にある
- 発言機会がなく無駄に感じる
といった回答が上がっています。
しかしながら、会議の効率化のために「自社で対策を施している」と回答したのは19.3％と3分の1以下。このことから、非効率的な会議への不満はありつつもほとんどの企業では対策が出来ていないのが現状といえそうです。
参考）「働き方改革に関する調査結果」2019年11月BONX実施
会議を効率化する3つのメリット
では、もしも会議を効率的に進められたらどのような効果が生まれるのかについてはじめに確認していきましょう。
利点1.業務効率の改善＆生産性の向上
会議の時間が短くなれば、参加メンバーは他の業務に時間を使うことができるため業務効率が上がります。
一般的に、「参加メンバーの時間を使用している」「会議には人件コストがかかっている」という意識が薄れてしまいやすいために会議がだらけてしまうのです。
また、サクッと進む短時間の会議の方が緊張感があり集中力も高く保てます。結果として、議論が建設的になりやすく会議の質も高くなるメリットがあります。
利点2.働き方改革への対応
2019年に改正された働き方改革で時間外労働の上限規制が定められ、企業は社員の残業管理が求められています。
そんな中、会議や打ち合わせの時間を減らすことは残業時間の削減に直結する解決策ともいえます。テレワークや在宅勤務、時差出勤など多様な働き方が今後ますます増えることが予想され、頻繁に大規模な会議を開催することも難しくなっていくでしょう。
会議を効率化することは、このような働き改革に伴う時代の変化に対応することに繋がります。
利点3.社員のモチベーション向上
「会議を効率よく進めよう」という共有意識を持つことで社員の団結力が増します。
会議をだらだら長引かせて残業したい人はいませんので、メンバー全員が効率的に進めようという目標意識が高まれば自発的に発言する人も増えるでしょう。
また、周りのモチベーションが高くなることで「自分の準備不足で迷惑をかけたくない」という気持ちも出てくるので相乗効果で会議の質が上がります。
上司として会議を手短に進めることは部下のモチベーションを高めるビジネススキルとも言えます。
会議には4つの種類がある
会議には大きく分けて4つに分類できます。それぞれの会議での無駄をなくすためにチェックするポイントをまとめました。
1.情報を共有する会議
定例会議や進捗報告会議など情報共有をすることだけが目的の会議は時間を取られるわりにあまり実がなく形だけのものになりやすいのが問題です。
【効率化ポイント】
- 情報共有をオンラインツールで行うことは可能か
- 頻度を減らすもしくは時間を短くできるか
- 出席する人数を最小限にできているか
2.アイデアを出す会議
新しい企画を決めるための会議や販売戦略会議など柔軟な発想が求められる場面では複数人でアイデアを出し合うのは有効ですよね。しかし、いざ会議で話し合うとなると話をまとめるのが難しい会議でもあります。
【効率化ポイント】
- 「否定をしない」など発言を促すルールを設けているか
- リラックスしやすい配慮は出来ているか
- 会議前にオンラインツールなどで意見をまとめることが来ているか
3.問題を発見・解決する会議
売り上げが低迷しているなど既に発生している問題への対処法を話し合う会議は重要度が高いだけに頻度が多かったり規模が大きくなりやすい傾向があります。
【効率化ポイント】
- 出席する人数を最小限にできているか
- 問題点は正しく共有できているか
- 情報共有や話し合いをオンラインツールで行うことは可能か
4.コーチングをする会議
新人社員や新しい役職についた人など業務に必要なスキルを学ぶことを目的とした研修も会議の一つです。頻度は多くないものの、研修内容や参加対象者が正しく設定されていないと建前だけの開催になってしまいやすいのが問題です。
【効率化ポイント】
- 段取りは十分にできているか
- 参加者対象者は明確か
- 他会議（他研修）の内容と区別できているか
- オンライン会議で行うことは可能か
会議を効率化させる6つのビジネススキル
スキル1.会議の目的とゴールを明らかにしておく
目的のわからない会議ほど無駄なことはありません。
- 誰を対象にした会議なのか
- 何をするための会議なのか
- 会議で決定するべき事項は何なのか
これらのことは最低限毎回はっきりさせておきましょう。
逆に、上記のことがはっきりできない場合は会議の必要がない可能性があります。
スキル2.制限時間を決めておく
いざメンバーが集まって、持ち寄った企画や意見を出し合っていると話が逸れてしまったり上司の独演会になってしまったり思ったより長引いてしまうことはよくあることです。
こうなってしまうと、会議の議論は進めないのに時間だけが過ぎてしまいます。
なので事前に会議の終了時刻を決めておきましょう。
制限時間が決まっていればメンバーの集中力も高まって議題に集中することができます。
スキル3.事前準備を十分に行う
会議の開催者であれば
- 議題に関する資料を事前に配布しておく
- 会議の目的やゴールを共有しておく
- 議題に関するアイデアやコメントは事前に集めてまとめておく
- 会議のゴールを自分なりに用意しておく
会議の参加メンバーであれば
- 議題に関する資料に目を通しておく
- 会議の目的やゴールを認識しておく
- 議題に関するアイデアやコメントがあれば開催者に簡潔に伝えておく
- 会議の前後は余裕を持ったスケジュールにする
効率の良い会議にとって最も重要なのは開催者と参加メンバーの事前準備にかかっていると言っても過言ではありません。
その場で意見を出したり、その場で資料を理解するという習慣をやめると驚くほどスムーズに会議が進むのが感じられます。
スキル4.メンバーは極力「呼ばない」
「プロジェクトのメンバーだから」「同じ部署だから」声をかけておこうという建前的な理由で会議に参加呼ばれることも実際には多いのではないでしょうか。
呼ばれた人にしてみたら「参加しても対して発言しないのに自分が参加する意味はあるのだろうか」と疑問に思ってしまうのですが、呼ばれた以上参加しないとは言いにくいもの。
こんな状況を起こさないために、会議メンバーは議題の決定に必要な最小限の人数に厳選することが重要です。
スキル5.役割を明確にしておく
会議の開催者が全てに目を配るのは大人数になるほど難しくなります。
より効率的に話し合いを進めたい時には次の役割を明確にしておくとスムーズに進めやすいでしょう。
- 最終決定をする人
- 進行をする人
- 記録をする人
特に、会議の参加メンバーに年長者や上司がいると、開催者は彼らの意見を尊重せざるを得ない雰囲気になってしまい話を進めにくくなることがあるでしょう。
そんな時に、最終的な決断者をはっきりさせておけば角が立たずに話を進めやすくなります。
また、開催者が一人で意見をまとめたり進行しようとすると独断的な雰囲気になりやすく参加者も意見を言いにくくなってしまう場合があります。
あらかじめ、それらの役割を別の人に任せてしまえば議論に集中して参加者のアイデアを判断できるでしょう。
スキル6.会議を効率化させるツールを導入する
オンラインツールを導入することで会議を劇的に効率化させることも可能です。
例えば、対面での会議ばかり行っていた企業にWeb会議システムを導入すれば会議室をセッティングする時間や参加者の移動時間などを削減することができます。
また、資料をウェブ上で共有できるツールを導入すれば会議用の資料をなくしペーパーレス会議を実現することも可能です。
簡単な登録をするだけで無料で使えるツールも多くあるので試験的に取り入れてみるのも良いでしょう。
会議を効率化するツールの代表例4選
1.Slack
社内チャットツールとしてIT企業を中心に活用されているSlack。
最大の特徴は柔軟なグループチャットができる点です。
用件ごとに「チャンネル」というグループを作成すれば限定したメンバー間だけで情報のやりとりや資料の共有、オンライン会議ができます。パブリックなチャンネルを作っておけばチーム全員に一気に情報共有できます。
無料ですぐに使い始められるのも魅力の一つ。
Webサイトからまず自分の情報を登録してチーム名を決めたら、あとはメンバーに招待用のURLを送るだけ。招待した人が適宜登録してくれたら完了！アプリをダウンロードすればスマートフォンからもストレスなく使うことができます。
2.Chatwork
ChatworkはSlackと並んで広く利用されているビジネスチャットツールです。
2019年6月末の時点で約22万5000社が利用し、登録ID数は274万人を突破しています。
- オンラインチャット
- 会議時間の管理
- Web会議の開催
- スケジュール管理
- 議事録の共有
上記のすべてがChatwork単独で行うことができます。実際に、株式会社パナソニックでは外部パートナーとプロジェクトの意思決定をするのにChatworkを導入して会議時間の短縮を行っています。
3.Qiita Team
Qiitaは日本最大級のエンジニア・プログラマ向けの情報コミュニティで300万人を超える人が利用しています。
2020年では国内プログラマのほぼ100%が利用していると言われており、無料で始られるのが魅力的。
Qiita TeamはMarkdown入力が簡単にできる書式ツールバーが導入されており、プログラマーでない人も使いやすいように改良されています。ExcelやWordのドキュメントを添付したりSlackやTrelloと連携することもできるためプログラミングを扱うチームの情報共有におすすめです。
4.minimeeting
「AIの力を借りて会議のやり方を変えるソフトウェアを提供する」
ことを目的に立ち上げられた企業です。様々な分野の若手企業家を支援するTOKYO STARTUP GATEWAYにて最終コンテストまで勝ち残っており、
- アジェンダ準備
- 会議時間の計測
- AIでの議事録自動作成 など
会議を効率化する機能をアカウント登録なしで利用することができます。
まとめ
無駄の多い会議にうんざりしているビジネスマンは少なくありません。
しかし、効率よく会議を進めることができれば社員のモチベーションや業務効率が上がるだけではなく働き方改革の対応にも繋がります。
開催者と参加者のそれぞれが事前準備を十分に行うことが会議の質を高める上で重要なのは明らかです。その際に、ウェブツールを導入すれば事前準備も効率よく行うことができます。
この機会に自社にあったウェブツールを導入して、会議の進め方を見直してみてはいかがでしょうか。